Razones por las que debe pasar de Excel a CRM

Cuando comienzas un negocio, Excel es como tu mejor amigo..

 

¿Cómo hago un cálculo rápido? Utiliza Excel.

 

¿Cuál es la dirección de la oficina de Jason que contacté hace 3 días? Abre ese Excel.

 

¿Dónde está esa lista de correo? Excel, por supuesto.

 

El hecho es que tu trabajo parece imposible sin Excel. Es fácil de configurar, fácil de usar, y hace el trabajo. Excel es ideal, hasta que una o ambas cosas sucedan:

  • Desea que otros colaboren en sus datos
  • Su negocio comienza a despegar

Imagina compartir tu Excel con 10 personas y esperando que todos estén en la versión actualizada en todo momento. Frustrante, propenso a errores, y no una manera productiva de trabajar.

O imagínate comunicarte con 20 clientes potenciales (en comparación con 3 el mes pasado). De repente tu lista de correo necesita un mejor almacenamiento, te resulta difícil hacer un seguimiento de cada interacción con cada lead, y se hace difícil cuando rápidamente quieres identificar en qué etapa se encuentra un posible acuerdo.

Aquí es cuando te das cuenta de Excel no es suficiente.

Si bien ningún negocio dice que no a la colaboración y el crecimiento, es importante despedirse de las herramientas que tu negocio ha superado. Cuando se está comprometiendo a más relaciones que las hojas de cálculo pueden manejar, es hora de pasar de Excel a CRM.

Un CRM es una herramienta cuyo nombre resume su función. Las empresas de todo el mundo utilizan el CRM para crear y nutrir las relaciones con sus clientes potenciales. Algunas empresas también utilizan el CRM para la automatización de marketing, que es una gran adición. En esencia, un CRM es una plataforma para que los equipos de ventas gestionen sus relaciones comerciales. Más concretamente, un CRM de ventas le permite crear perfiles individuales para cada lead, realizar un seguimiento de sus ofertas, realizar llamadas, enviar correos electrónicos, crear informes, configurar reuniones, agregar notas, compartir archivos y revisar cada interacción que haya tenido con un líder .

 

Aquí te dejamos 8 cosas por las que debes cambiar:

 

  1. Colaboración

 

Esta es la mayor ventaja de un CRM sobre Excel. Los gerentes de ventas pueden asignar clientes potenciales a sus representantes, incluso cuando los representantes realizan llamadas desde el CRM. Algunos CRMs de ventas incluso tienen una bandeja de entrada de equipo: una bandeja de entrada común para todos los miembros de un equipo, por lo que los representantes disponibles pueden intervenir y asumir conversaciones críticas en ausencia de sus compañeros de equipo. Todos los interesados ​​pueden ahora trabajar juntos en tiempo real hacia un objetivo común.

 

  1. Configuración simple y sencilla

 

Cuando estás utilizando Excel, también necesita una herramienta de correo electrónico, un software de llamadas, un calendario y muchas de otras herramientas para administrar tus ventas. Imagina una herramienta con todas estas características. Ahí es donde un CRM de ventas mantiene la ventaja. Hay tres ventajas importantes de usar una herramienta de venta única:

  • Ahorras tiempo valioso
  • Te vuelves más productivo
  • Tus ventas (y datos) se organizan mejor

 

  1. Automatización

 

La automatización no es un factor cuando se trata de Excel; se trata de la entrada manual de datos. Pero CRM de ventas son diferentes.

 

Digamos que estás utilizando el formulario en tu sitio web como una vía importante para la generación de leads. Normalmente, un lead rellena el formulario, obtienes una alerta por correo electrónico con los detalles del lead, y te diriges a tu archivo de Excel. Escribe los detalles del lead en las celdas respectivas. Y repite el proceso para cada lead del sitio web.

Con un CRM, puedes automatizar esta actividad. Cada vez que alguien llena tu formulario, pueden aparecer como un nuevo lead en tu CRM. Imagínate la cantidad de tiempo que ahorras con esta simple automatización. Y esto es sólo una de las muchas automatizaciones que ofrecen las CRM de ventas.

 

  1. Seguimiento de eventos

 

Cuando no puede enviar correos electrónicos desde Excel, no hay duda de saber cómo se han realizado sus correos electrónicos. Con un CRM de ventas, puede realizar un seguimiento de las aperturas de correo electrónico, de los clics de enlace, de la actividad de los clientes en su sitio web / producto, prácticamente cada movimiento de su lead. Toda esta información en tiempo real le da el contexto crucial que necesita para saltar a una interacción. Notificado sobre su plomo descargando un estudio de caso? Es una indicación de que están explorando su negocio. Esta sería una buena oportunidad para elaborar un correo electrónico, informando a su líder sobre un evento de su negocio es hosting. Incluso podría adjuntar una invitación para verificar las tasas de respuesta. La mejor parte es que todas estas interacciones se registran en el perfil respectivo del plomo, generalmente en la forma de una cronología cronológica.

 

  1. Informes avanzados

 

Cada empresa necesita cuantificar sus esfuerzos. Excel te ofrece tablas dinámicas, gráficos de barras y gráficos circulares, pero hay límites en la cantidad de datos que puede manejar. Para los informes complejos a través de cronogramas y la participación de un número masivo de registros, Excel se presenta corto. Un CRM de ventas te permite crear una variedad de informes sobre la demanda; incluso tienen plantillas para casos de uso común. Cuando se trata de generar datos de la manera que lo imagina, los CRMs de ventas son más acomodaticios que Excel.

 

  1. Integraciones

 

Por supuesto, no es posible integrar Excel con otro software empresarial. Por otro lado los CRMs de ventas se pueden integrar con muchas herramientas en el universo empresarial. Si mantiene listas de correo en MailChimp, puede integrar rápidamente el CRM con MailChimp y administrar sus ventas y campañas de marketing desde un punto. También puede crear “Zaps” con Zapier para automatizar flujos de trabajo entre aplicaciones. Por ejemplo, si un visitante responde a tu anuncio de Facebook, puede configurar un Zap para convertirlos automáticamente en un nuevo lead en tu CRM!

 

  1. Seguridad de los datos

 

Un documento Excel siempre corre el riesgo de ser compartido sin su conocimiento. Imagina a alguien poniendo los contactos de tu empresa en una unidad USB e irse con el; es fácil perder tus datos. Pero con los CRM basados ​​en la nube, tus datos están seguros incluso cuando no está en la oficina. Diferentes CRM de ventas tienen diferentes maneras de garantizar la privacidad y la seguridad de tus clientes. Asegúrese de tener una visión completa de los protocolos de seguridad de un CRM antes de decidirse a comprar.

 

  1. Personalización

 

Con Excel, lo que ves es lo que obtienes. El diseño sigue siendo el mismo, no puede crear un perfil para ti, y básicamente está jugando según las reglas de Excel. Con CRM, la creación de perfiles es estándar.

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